ビジネスシーンにおいて「所用のため」の正しい使い方を知らない人は、珍しくありません。使えるシーンや本来の意味を理解すると、相手方に失礼のないコミュニケーションができるでしょう。

この記事では「所用のため」の意味や使い方を、例文を交えて解説します。

　　 　　　　 　　　　 　　　　 　　　　

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「所用のため」の正しい意味は？

「所用のため」は、イベントや用件が予定されているのに対し欠席の断りを入れる際に使える言葉です。「所用」とは用事や用件を意味する言葉であり、予定されているイベントの内容は仕事やプライベートなど公私を問いません。「所用」を使うと用事の内容を事細かに説明する必要がないため、さまざまな人と関わるビジネスシーンでよく使用されます。

「所用」は敬語？

「所用」は敬語ではないものの、用事や用件の改まった言い方として使えます。同じ意味の「用事」は、ビジネスシーンで使うとややフランクに聞こえる場合があるものです。公の場では「所用のため」を用いるほうが、どのような状況であっても失礼なく伝わるでしょう。「所用」は丁寧な表現であるため、取引先や目上の人に対して使用しても問題ありません。

ビジネスシーンでの「所用のため」の使い方と例文

「所用のため」を実際に話し言葉で用いるには、使い方を知っておきたいところです。主な2つのビジネスシーンにおいて、すぐに使える例文を解説します。

交流会などのイベントに行けない場合

交流会や送別会など、予定されているイベントに行けない場合に「所用のため」を使えます。イベントに行けない理由は「仕事が忙しい」「子どもの行事がある」「病院に行く」など、どのような内容でもかまいません。「所用のため、今回の交流会は欠席します」と伝えると、相手方は何らかの理由があってイベントに来れないのだと理解できます。

上司や同僚が不在の理由を相手に説明する必要がない場合

職場で来客があったとき、上司や同僚が不在の場合にも「所用のため」を使えます。職場で上司や同僚がその場にいない理由は「会議中」「外勤中」「トラブル対応中」など、さまざまでしょう。「○○は所用のため、席を外しています」「社長は所用のため、外出中です」などと伝えると、相手は目当ての人物による対応が難しいのだと理解できます。

「所用のため」を使用する上での注意点

「所用のため」は便利な表現ですが、使用する上で注意したい部分もあります。使い勝手がいい反面、相手に誤解を与えるケースがあることを知っておきましょう。

理由を隠していると捉えられる可能性がある

「所用のため」はさまざまな用事に使える反面、不在の理由を隠していると捉えられる場合があります。特に気をつけたいシーンは、相手方がこちら側に対して不満や不信感を持っているケースです。相手方にはこちらに会いたい理由があるので「所用のため」を使うと、欠席理由を濁しているように聞こえてしまいます。トラブル時のやりとりでは、なるべく出席できない理由を明らかにするほうが潔い対応となるでしょう。

相手に対して失礼になる場合もある

「所用のため」は不在の理由を明らかにしない言葉であるため、相手に対して失礼になるケースもあります。特に、イベントへの出席を予定していたのにもかかわらず、当日になって欠席せざるを得なくなったケースです。相手方にもイベント準備の関係があるため、急な予定変更が迷惑になる可能性があります。急に欠席せざるを得なくなった場合は、謝罪とともになるべく理由を明確に伝える姿勢が重要です。

「所用のため」の類義語や言い換えは？

「所用のため」を正しく使うには、類義語や言い換えについても知っておきたいところです。類義語や言い換えを知っておくと、話し相手によって使い分けができるようになるでしょう。

私用のため

「私用のため」は「所用のため」よりも、プライベートな用事を指す場合に使えます。「所用のため」は仕事に関する用事にも使える言葉ですが「私用のため」は、私的な用件を表す表現です。旅行や通院などプライベートな用事を表すときに使えるため、有給休暇の申請理由として用いる人も多いでしょう。ただし、社外への連絡や当日欠席の場合、プライベートを優先する不誠実な人との印象を与えるため、使わないほうが得策です。

諸事情により

「諸事情により」は「所用のため」と同じく、さまざまな用事に使える言葉です。特に、複雑な事情が重なって説明が難しいシーンや、具体的な理由を詮索されたくない場合に使われます。例文は、以下の通りです。

• 諸事情のため、今回のイベントは中止となりました
• 諸事情により、採用は見送りとなります

なお、相手に「諸事情のため」と言われた場合は、それ以上理由を聞かないようにしましょう。

用向き

「用向き」とは、以下のようにこれから行う用事の内容を指す言葉です。

• 社長は急ぎの用向きがあるようだ
• 彼に用向きを尋ねる

「用事」よりも改まった表現として使われる上、これから行う事柄の内容まで表す場合もあります。ただし「用向き」は、話し言葉ではあまり用いられない表現です。口頭で話す際は「用事」「用件」のような、馴染みのある表現を使うほうが誤解や聞き返しがなく伝わりやすいでしょう。

用事

「用事」は「所用」と比べるとやや砕けた表現ですが、これから行う予定を表すため意味は同じです。「用事」を使った例文は、以下のようになります。

• 悪いけど、今回は用事があるから欠席するよ
• ○○さんは用事があるため、私が代わりに出席します

「用事」は「所用」よりもややフランクな言葉であるため、フォーマルな場での使用は避けたほうがよいでしょう。同僚や後輩、友人など親しい間柄でのコミュニケーションでは問題ありません。

用件

「用件」は「用事」よりも改まった表現で、上司や目上の人に使う言葉です。「用件」を使った例文は、以下のようになります。

• 担当が不在ですので、わたくしがご用件をお伺いします
• 担当者が不在だったので、事務職員に用件を伝えた

1つ目の例文のように「ご用件」と表現すると、取引先や顧客に対して使うことも可能です。「用事」や「内容」よりも丁寧な表現のため、使えるようにしておくと便利でしょう。

「所用のため」の英語表現は？

英語に「所用」を指す単語はないものの、欠席理由の前に申し訳ない気持ちを表現する方法を使えます。例文は、以下の通りです。

• I am sorry for my absence from the meeting because of unavoidable circumstances. （不可避の事情で、会議を欠席することをおわび申し上げます。）
• I am afraid that I will be unable to attend the next meeting due to a prior engagement. （残念ながら、先約があり次の会議を欠席せざるをえないと思います。）

「I am sorry for 〜」「I am afraid that 〜」を使うと、相手に出席できない残念な気持ちを表せます。

「所用のため」の意味を理解しビジネスシーンで正しく使おう

「所用のため」は断りを入れる際に使える丁寧な表現であり、ビジネスシーンでよく用いられます。ただし、状況によっては相手に失礼となる場合があるため、シーンの判断力も必要です。

「所用のため」の例文や類義語の意味を理解し、正しい使い方を取り入れましょう。